Arbeitsprozesse und Betriebsklima im Rathaus auf dem Prüfstand
Wie können die Arbeitsprozesse in der Verwaltung optimiert werden? Wie ist es um das Betriebsklima im Rathaus bestellt? Antworten auf diese und weitere Fragen soll eine Mitarbeiterbefragung zum Thema „Prozessoptimierung“ liefern, die von Bürgermeisterin Ulrike Drossel in Auftrag gegeben worden ist, wie sie im Hauptausschuss heute (5. Juli) mitteilte.
Durchgeführt wurde die Untersuchung von einem externen Unternehmen, mit dem die Verwaltungsspitze auch schon bei der Schulung der Führungskräfte zusammen gearbeitet hat.
Wie die Bürgermeisterin zum Ablauf der Befragung erklärt, wurden insbesondere die Schnittstellen der Kommunikation und auch das Thema Mitarbeiterzufriedenheit berücksichtigt. Ein Fokus sei auch darauf gerichtet worden, welche Arbeitsabläufe schon digital erfolgen, welche digital erfolgen könnten, aber noch nicht umgesetzt werden und an welchen Stellen es „Brüche“ in den Verfahren gebe. „Gerade auch mit Blick auf den Umzug der Verwaltung in den Eco Port im Herbst und die künftige Organisation im neuen Rat- und Bürgerhaus erhoffe ich mir hier Informationen darüber, welche Arbeitsprozesse noch optimiert werden können“, so Ulrike Drossel weiter.
Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Verwaltung wurden im Rahmen der Untersuchung befragt. Die Rückläufe erfolgten anonym und wurden in anonymen Umschlägen in einer verschlossenen Wahlurne im Büro eines Personalratsmitglieds gesammelt. Insgesamt dauerte die schriftliche Befragung zwei Wochen. Die Ergebnisse werden nun direkt durch das externe Unternehmen ausgewertet.
Parallel zur schriftlichen Befragung aller Mitarbeiter fanden an sechs Tagen Interviews mit insgesamt 36 Mitarbeitern durchgeführt. Diese sollen durch offene Fragen weitere Optimierungspotenziale aufzeigen und gleichzeitig die Ergebnisse der schriftlichen Befragungen repräsentieren. Die 36 Personen wurden vom Personalrat ausgelost, wobei die Auswahl anhand eines Querschnitts aller Fachbereiche und nach weiteren fachspezifischen Gesichtspunkten erfolgte. Die Ergebnisse der Interviews werden anonym ausgewertet.
Voraussichtlich im September sollen die Ergebnisse der Befragung dann „nicht nur den Führungskräften, sondern allen Kolleginnen und Kollegen vorgestellt werden“, verspricht die Bürgermeisterin. „Ziel ist es, die Ergebnisse der Befragung zu nutzen, um interne Prozesse zu optimieren.“
