Gemeindeprüfungsanstalt bescheinigt Kreis Unna Top-Position bei Digitalisierung: Gute Note auch für Holzwickede?

Ein wichtiges Etappenziel ist erreicht: Mit dem Relaunch von kreis-unna.de hat der Kreis Unna den Grundstein für eine noch digitalere Behörde gelegt – und ist damit genau auf dem richtigen Weg, wie jetzt die Gemeindeprüfungsanstalt (gpaNRW) im Rahmen der aktuellen überörtlichen Prüfung bescheinigt: Bei der Digitalisierung erreicht der Kreis Unna eine Top-Positionierung. Genau da sieht der Erste Beigeordnete Holzwickedes, Bernd Kasischke, auch die eigene Gemeindeverwaltung in Holzwickede.

Die Einschätzung von Landrat Mario Löhr und Kreisdirektor Mike-Sebastian Janke resultiert aus dem Zwischenbericht zur aktuell stattfindenden überörtlichen Prüfung, der sich der Kreis Unna wie alle anderen Kommunen und Kreise in Nordrhein-Westfalen regelmäßig stellt. Im fünfjährigen Turnus erfolgt die Prüfung in verschiedenen Handlungsfeldern: Die Prüfer gehen insbesondere der Frage nach, ob der Kreis Unna sachgerecht und wirtschaftlich verwaltet wird. Im 21. Jahrhundert geht’s dabei natürlich auch um Fragen der Digitalisierung.

Perfekter Zeitpunkt

Ein insgesamt neunköpfiges Team der gpaNRW hat in der Vorwoche im Verwaltungsvorstand einen Zwischenbericht abgegeben – und dabei insbesondere den eingeschlagenen Weg der Digitalisierung ausdrücklich gelobt. Der Kreis Unna punktet bei der Digitalisierung und erreicht hier einen höheren Umsetzungsstand als die meisten anderen Kreise, so die Bewertung der Prüfer.

Dass der Zwischenbericht der gpaNRW auf den Tag nach dem Go-Live der neuen Internetseite des Kreises Unna fiel – reiner Zufall. Und doch hätte der Zeitpunkt besser nicht sein können, bestätigt die gpaNRW doch den eingeschlagenen Weg der Kreisverwaltung: Mit dem neuen kreis-unna.de lassen sich schon jetzt über 70 Dienstleistungen komplett online abwickeln, weitere werden folgen.

„Ich bin mit der klaren Vorstellung angetreten, die Kreisverwaltung noch bürgerfreundlicher und noch serviceorientierter zu machen“, so Landrat Mario Löhr. Die Lebenswirklichkeit der Menschen lasse sich nicht immer in Öffnungszeiten von Behörden abbilden. „Deshalb ist es richtig und wichtig, dass wir mehr und mehr Leistungen räumlich und zeitlich unabhängig online anbieten.“

Handeln wird schneller und transparenter

Auch für die internen Abläufe leisten digitale Prozesse einen wichtigen Beitrag. „Unser Handeln wird schneller und transparenter, effizienter und perspektivisch auch wirtschaftlicher“, so Kreisdirektor Mike-Sebastian Janke. Der gpaNRW-Zwischenbericht gibt ihm recht, bescheinigt er gute Grundlagen für die Digitalisierung „bei vergleichsweise geringen Kosten“. Darauf aufbauend könne der Kreis Unna seine Prozesse weiter digitalisieren.

Natürlich sieht die gpaNRW auch Verbesserungspotenziale. Etwa, indem die Digitalisierung der Bauantragsbearbeitung weiter vorangetrieben werden. Das steht freilich auch auf der Agenda von Landrat und Kreisdirektor. Der Weg ist das Ziel: Digitalisierung.

Die kompletten Prüfergebnisse der Gemeindeprüfanstalt werden voraussichtlich im April im Rechnungsprüfungsausschuss des Kreises Unna vorgestellt.

In Holzwickede Verwaltung nur nach Innen digital

„Hätte die gpaNRW uns auch überprüft, würden wir mindestens ein genauso gutes Zeugnis bekommen“, ist Holzwickedes Beigeordneter überzeugt. Bernd Kasischke will diese Einschätzung aber zunächst noch „auf die Digitalisierung der Verwaltung nach innen“ bezogen wissen.

Was jedoch die Digitalisierung im Inneren der Verwaltung angehe, brauche sich Holzwickede nicht zu verstecken.  „Da haben wir wirklich große Fortschritte gemacht.“  Als Beispiel nennt Holzwickedes Beigeordneter das digitale Dokumentenmanagement.  „Wir arbeiten am papierlosen Büro und haben es zu etwa 60 Prozent durchgesetzt. Vier unserer Fachbereiche bekommen die täglich eingehende Post ausschließlich digital.“

„Hätte die gpaNRW uns auch überprüft, würden wir mindestens ein genauso gutes Zeugnis bekommen.“

– Bernd Kasischke, Erster Beigeordneter

Auch mit der gelben Schneckenpost eintreffende Briefe „werden morgens eingescannt und anschließend digital an die Fachbereiche übertragen und dort auch digital abgelegt“, erläutert Kasischke. „Die Voraussetzung dafür ist eine rechtssichere, revisionierbare Handhabung von Dokumenten, was etwa in gerichtlichen Verfahren wichtig ist.“  Viele Mitarbeiter der Gemeinde seien inzwischen auch mit Tablets ausgestattet, anhand der sie bei Ortsterminen etwa die Lage von Versorgungsleitungen, Grundstücksgrenzen oder andere Daten einsehen und prüfen könnten.  

Alle Kommunen verfehlen gesetzliche Vorgabe

Aber auch nach außen gebe es für die Bürger bei der Digitalisierung der Verwaltung Fortschritte: Die elektronische Terminvereinbarung sei in allen Fachbereichen möglich. “Wir arbeiten auch gerade an einem Besucherleitsystem, was in zwei bis drei Monaten fertig sein wird.“

Holzwickedes Beigeordneter räumt ein, dass „die Zeiträume bei der Digitalisierung der Verwaltung relativ lang“ sind. Doch das sein in allen Kommunen gleich und hänge auch mit den gesetzlichen Vorgaben zusammen. Die durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) des Bundesinnenministeriums festgelegte Verpflichtung, in allen Behörden alle Dienstleistungen für Bürger bis Ende 2022 auch online verfügbar zu machen, „haben alle Kommunen gerissen“, meint Kasischke.

*) Das ursprünglich an dieser Stelle veröffentlichte Foto zum Zwischenbericht der GPA beim Kreis Unna war nicht autorisiert und vom Kreis nur versehentlich veröffentlicht worden. Deshalb ist das Foto auf Bitten des Kreises Unna zurückgezogen worden.